今日は日曜日です。私の土日はだいたい打ち合わせに向けての資料準備にあてられます。今回は、これから練習評価を行うクライアント様への評価シート作成の準備風景を紹介します。評価シートとは、実際に部下の評価を上司がつけたり、自己評価を行う時に、実際の評価をつけるシートです。例えば『事務処理』という評価項目をABC(Aが良くできている、Bが不通にできている、Cができていない　みたいなイメージ)で判定してりするということを複数の評価項目で実施することです。平たく言えば評価をつけるためのシートです。

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評価基準の最終確認

まずは、評価シートを実際に作成する前に、評価基準を最終確認します。評価基準とは、各社員に求める職務レベルの行動や成果を役職毎や職務ランク毎に設定した資料です。これが、評価判定の基準となっていきます。写真のような評価基準資料を職務別や部門別に作成していきます。今回のクライアント様は先方で社員が内容を理解しやすいように基準の表現修正して私に最終データを送付いただきました。前回資料のデータと今回クライアント様から頂いた修正後の最終データを照合して修正箇所等確認して、各要素のバランス調整を修正しながら私の方で最終確認しています。

評価シートのデータ作成

評価基準の最終確認が終わると、事前にクライアント様と協議して決定した各項目の評価判定基準ルールに従って、実際の評価シートのデータ作成をパソコンで行っていきます。今回は各項目をABCの3段階評価するようになっており、項目によっては減点評価をしない加点評価項目として設定しています。加点評価に設定した意図は、今まで会社として指示したり取り組んでこなかったことを、社員に前向きに取り組んでもらえるようにする仕掛けとしていることです。ちなみに、評価シートのフォーマットはクライアント様の要望に沿ってできるだけカスタマイズするようにしています。また、3段階評価だけでなく、5段階評価や2段階評価、まれですが7段階評価で設定する場合もあります。このあたりの細かい設定は、各クライアント様の評価制度に求める目的・成果そして、現状の組織体制等から打合せしていきながら決定していきまます。下記写真は入力している途中のパソコン画面です。私の場合は、出張も多いため基本的にノートバソコンがメインとなっています。

評価シートの最終確認

評価シートのデータ入力が完了すると、原本シートをプリントアウトしたうえで、誤字脱字やクライアント様の社員が分かりやすい内容になっているかを最終確認していきます。クライアント様によっては、パソコン上で評価をつける会社もあったり、プリントアウトしたシートに手書きする場合もあるので、それぞれの状況に応じて必要なチェックをしていきます。原本データに問題がなければ、各社員のシートを一人ずつ作成していき完了です。今回のクライアント様は200人前後なので、今日は頑張りどころですね。