さっそくポイントですが、”緊急性”と”重要度”をもとに各業務の優先順位を明確にし、優先度の高いものから完了させることです。このポイント自体は理解している方が多いと思います。ところが、この2つの設定基準が明確になっていない方が多いようです。これが時間管理が苦手な人とそうでない人の差です。下記図は『TODO表』の事例です。簡単に言うと”業務のやることリスト”です。それを”緊急性”と”重要度”によって4つのマトリクスでやるべき業務を分け整理し、自身が先にやるべき業務を明確にする表です。この事例では、緊急性を納期4日前後で区分し、重要度を周囲の人に影響を与え自身の自己責任で対応できない業務は重要度が高く、自己責任で対応できる業務を重要度が低いと区分します。左上の緊急性と重要度の両方が高い内容に区分された業務で、ここが多い人は時間管理が下手で、いつも切羽詰まっているいる人です。一方、右上の黄色マーカーがある箇所は緊急性は低く、重要度が高い内容でここに集まるように業務を管理し、左上が少ない人は時間管理が上手な人です。

大した表ではありませんが、エクセルデータも掲載してますので、興味がある人はダウンロードして使ってみてください。

↓エクセルデータ

TODO表

あとは、ギリギリでなく少しでも前倒しで余裕時間を作ろうとする気迫が重要かと思います。